PuMP Süreci Uygulaması Vaka Çalışması

Ayça Tümer Arıkan

Hedeflediğiniz iş sonuçlarını ölçüp takip edebildiğiniz anlamlı ölçümleriniz (KPI’larınız) olduğunda istenilen sonuçlara çok daha hızlı ve kalıcı bir şekilde, ayrıca içeride bağlılık yaratarak ulaşabilirsiniz. Nasıl mı?

1. Anlamlı ölçümleriniz olduğunda hedeflediğiniz iş sonucundan ne kadar uzak olduğunuzu doğru tespit edebilirsiniz.

Bir performans ölçümünün anlamlı olması için, hedeflediğiniz iş sonucuna ulaşıp ulaşmadığınız hakkında size doğru bilgi vermesi gerekir. Yani başka bir deyişle ölçüm ile hedeflenen iş sonucu arasında güçlü bir bağ olmalı. Bu ön koşulu sağladıktan sonra, ölçüm değerlerinizi elde ettikçe – yani veri topladıkça – performans durumu hakkında fikir sahibi olabilirsiniz.  

Performansı doğru takip edebilmek için performans değişkenliğini (veya varyansını) anlamak gerekir. Her performans, belli miktarda değişkenlik içerir ve bu değişkenliğin varlığını kabul edip ölçmek, gerçek performans hakkında doğru yorum yapılabilmesini sağlar. Performanstaki değişkenliği anlamanın ve takip etmenin tek doğru yöntemi ise Shewart’ın kontrol grafikleridir.

Yeterli miktarda ölçüm değerine sahip olduğunuzda (en az 5 adet veri noktası), performans ortalaması ve değişkenlik aralığını hesaplayıp gerçek performansınızı ölçüp takip etmeye başlayabilirsiniz. Böylece hedeflediğiniz bir iş sonucu değerinden (sayısal olarak) ne kadar uzak olduğunuzu anlamlı bir şekilde tespit edebilirsiniz. Veya o ana kadar belirlediğiniz bir sayısal hedef yoksa, nasıl bir hedef belirlemeniz gerektiğini daha net bir şekilde görebilirsiniz. Bir müşterimin ilk testteki üretim hatalarını azaltmak hedefine yönelik ölçtüğü aşağıdaki örnek performans ölçümünü ele alalım (performans değerleri gizlenmiştir).

Geçmişe dönük veri toplayıp ilk kez kontrol grafiğini oluşturduğumuzda, hem istenen değerde olmadığını, hem de değişkenlik aralığının çok geniş olduğunu görmüştük. Bu sayede, o andaki  gerçek durum çok net bir şekilde ortaya çıkmıştı. Değişkenliğin yüksek olmasının standardizasyon eksikliğinden kaynaklandığı tespit edildi ve süreci daha fazla kontrol altına almak üzere eylem adımları belirlendi. Önemli not: Kalıcı performans iyileştirmesi yapabilmek için öncelikle sonucu yaratan sürecin kontrol altında olması gerekir.

2. Anlamlı ölçümleriniz olduğunda aldığınız aksiyonların, yürüttüğünüz iyileştirme projelerinin işe yarayıp yaramadığını görebilirsiniz.

Eğer takip ettiğiniz ölçüm ile ulaşmak istediğiniz iş sonucu arasındaki bağ gerçekten güçlü ise ve performansı doğru bir şekilde takip ediyorsanız, performansı iyileştirmek için aldığınız aksiyonların veya hayata geçirdiğiniz iyileştirme projelerinin sonuçlarını bir süre sonra grafiklerde görmeye başlarsınız.

Böylece attığınız adımların işe yarayıp yaramadığını test etme ve doğrulama şansınız olur. Daha proaktif bir şekilde performansı takip edip, işe yaramadığını gördüğünüz aksiyonları işe yarayacak olanlar ile değiştirebilirsiniz. Kısa vadeli testler veya kontrollü deneyler yaparak, iş sonuçlarınıza daha kısa sürede ulaşmanın yollarını bulabilirsiniz.

Üretim ekibinin çalışmasına dönersek, gerçekten de bir süre sonra alınan işlemlerin etkisini ölçüm sonuçlarında görmeye başladık.

Değişkenlik istendiği şekilde azalmış, süreç daha fazla kontrol altına alınmıştı. Bu arada üretim ekibi, aldıkları işlemler sayesinde ortalama değeri de azaltmayı başarmışlardı. En güzeli de, sadece içgüdüsel olarak yapılanların faydasını hissetmek yerine, sonucu doğrulayan anlamlı bir ölçüm sayesinde bu beklentilerini teyit edebilmişlerdi. Henüz tam olarak istenen değere ulaşılmamıştı ancak hedefe ulaşma yolunda ilerleme kaydedilmişti.

3. Anlamlı ölçümleriniz olduğunda ölçüm ve hedefler için daha kolay bir şekilde sahiplenme yaratabilirsiniz.

Alınan aksiyonların/iyileştirme projelerinin sonuçlarını görmek – içgüdüsel olmaktan ziyade, ölçüm sonuçlarının grafiklere yansıması ile – bir hedef ve ona bağlı ölçüm için sahiplenme duygusunu yaratmanın en etkili yollarından birisidir.

Takip ettikleri ölçümün grafiğinde performans iyileşmesi gördükleri zaman, üretim ekibinin motivasyonu yükseldi. Çünkü yaptıkları çalışmaların faydasını ölçerek doğrulamışlardı. Performans iyileşmesini doğruladığımız gün süreç sahibinin aldığı ilk karar, performans takip sürecine bütün üretim ekibini katmak oldu (daha önce küçük bir ekip tarafından çalışma yapılıyordu). Artık ölçümü gerçekten sahiplenmiş ve sonucu bütün imkanları ile iyileştirmek istiyordu.

Bu karar doğrultusunda üretimde çalışan hemen herkesin dahil olacağı, ölçüm sonuçları, hatalar ve sebepleri üzerinde konuşup, performansı iyileştirecek işlemler alınacağı düzenli toplantılar yapmaya başladılar. Böylece ölçümlerini kendi süreçlerini daha iyi öğrenip yaptıkları işi daha iyi yapmalarına yardımcı olacak bir araç olarak görüp kullanmayı öğrendiler. Yüksek performanslı bir organizasyona dönüşme yolunda çok somut bir adım atılmış oldu.

Bu takımın başarılı olmasının en önemli etkenlerinden birisi de, ölçüm sonuçları hiçbir zaman birilerini suçlamak veya yargılamak için kullanılmadı. Yapılan hataların sebepleri süreçler sorgulanarak araştırıldı ve alınan işlemler hep süreç adımlarına yönelik oldu. Bu şekilde güçlü bir sahiplenme duygusu yaratılabildi.

Bu noktada vurgulamak gerekiyor ki, performans ölçümü hiçbir zaman tek seferlik bir proje değildir. Bireysel bir çalışma da değildir. Sadece teknik detaylardan da oluşmaz. Performans ölçümü diyalog ve takım çalışması gerektiren ve sürekliliği olan bir süreçtir.

Bu verdiğim vaka çalışması örneğinde başından sonuna PuMP metodolojisinin adımları izlendi. PuMP, sizi yüksek performanslı bir organizasyon olma yolunda destekleyebilecek tek kapsamlı ölçüm metodolojisidir. PuMP’ın detaylı ve pratik adımlardan oluşan süreci, anlamlı ölçümler tasarlanmasına yardımcı olur ve ölçüm yapmanın odağını insanları yargılamaktan ziyade süreç iyileştirmesine yönelterek bağlılık oluşmasını sağlar. Sadece bir tane öncelikli hedef, o hedefi takip etmek üzere tasarlanmış bir tane anlamlı ölçüm ve ölçüm sonuçlarını doğru takip etmenizi ve doğru yorumlamanızı sağlayacak bir takip yöntemi başlangıç için yeterli olacaktır.