Performans Ölçüm Süreci – PuMP®*
Çoğu organizasyon performansını ölçüyor – ama ölçümlerinin stratejik hedeflerine gerçekten hizmet ettiğinden emin değil. Raporlar hazırlanıyor, KPI tabloları dolduruluyor, değerlendirmeler yapılıyor. Ama şu kritik soruların cevabı belirsiz kalıyor:
- Ölçümlerimiz stratejik hedeflerimizle ne kadar bağlantılı?
- Performansın gerçekten iyileşip iyileşmediğini nasıl anlıyoruz?
- Ekiplerimiz bu olçümleri sahipleniyor mu, yoksa sadece raporlama yükümlülüğü olarak mı görüyor?
- Ölçümlerimiz karar almamızı kolaylaştırıyor mu?
Bu soruların cevabı net değilse, sorun olçümlerin kendisinde veya ekibinizde degil – ölçüm sürecinizdedir.
PuMP Nedir?
PuMP (Performance Measurement Process), Avustralyalı performans ölçüm uzmanı Stacey Barr tarafından 20 yılı aşkın deneyim ve araştırma sonucunda geliştirilmiş, pratik ve adım adım uygulanabilen bir performans ölçüm metodolojisidir.
PuMP’i diğer yaklaşımlardan ayıran temel özellik, sadece “hangi KPI’lari seçmeliyiz?” sorusuna cevap aramak yerine, ölçüm sürecinin tamamını kapsamasıdır: hedefin netleştirilmesinden güçlü ve uygulanabilir ölçüm tasarımına, veri toplamadan doğru tekniklerle yorumlamaya, sonuçların raporlanmasından kalıcı performans iyileştirmesine kadar her aşamayı içerir.
PuMP, bir yazılım veya bir KPI kütüphanesi değildir. Organizasyonunuzun kendi stratejik hedeflerine özgü, anlamlı ölçümler tasarlamanız ve bu ölçümleri kullanarak kalıcı iyileştirmeler yapabilmeniz için size bir düşünme çerçevesi ve pratik bir süreç sunar.
Mücadele edilen zorluk alanları:
Ölçümlerin (KPI / metrik) neye hizmet ettiği ve neden ölçmeye ihtiyaç duydulduğu konusunda organizasyon genelinde ortak bir anlayışa sahip değiliz
Stratejileri anlamlı bir şekilde ölçecek ve hedeflenen performansı takip edecek güçlü ölçümler belirlemekte zorlanıyoruz
İnsanların ölçümleri gerçekten sahiplenmesini sağlamakta zorlanıyoruz
Soyut hedeflerimizi nasıl ölçeceğimizi bilemiyoruz
Doğru yönde aksiyon almayı tetikleyecek performans raporları hazırlayamıyoruz
Ölçümleri kullanarak iş performansında iyileşme sağlamakta ve koyulan hedeflere ulaşmakta zorlanıyoruz. Ulaşıp ulaşmadığımızdan emin olamıyoruz
Bu zorlukların yaşanmasının temel sebebi ise hatalı olduğundan çoğunlukla haberdar olmadığımız, çünkü her yerde yaygınlaşmış ölçüm uygulamaları!
Aşağıdaki uygulamaların hangileri size tanıdık geliyor?
Ne ölçeceğinizi (KPI/metrik) beyin fırtınası yaparak belirlemek veya hazır, en yaygın, en çok kullanılan KPI’ları arayıp bulmak
Ne ölçeceğinizi belirlerken bunları kullanacak kişileri sürece dahil etmemek
Sonuçlardan ziyade aktiviteleri ölçmeye odaklanmak
Hedefleri yazarken herkesin farklı anlam vermesine açık, muğlak ifadeler kullanmak (kaliteli, etkin, sürdürülebilir, verimli, vb.)
Karmaşık, kalabalık, rengarenk ama anlamsız grafiklerle doldurulmuş ve kimsenin okuyup anlam çıkartamadığı raporlar/dashboard’lar hazırlamak
Performansı bir önceki ayın değeri ile veya bir hedef ile veya bir eşik seviyesi ile karşılaştırarak takip etmek ve her istenmeyen yöndeki hareket için işlem almak
Bütün bunlar aslında kötü KPI alışkanlıkları! Düzgün ve tanımlı bir performans ölçüm metodolojisinin yokluğunda ortak pratik haline gelmiş uygulamalar. Ortak pratik olmaları, malesef doğru uygulama oldukları anlamına gelmiyor.
PuMP® (Performance Measurement Process- Up to you), ölçümler (KPI/metrik) ile ilgili yaygınlaşmış uygulama hatalarını ortadan kaldırmak için tasarlanmış, pratik adımlardan oluşan bir süreç.
PuMP, 8 pratik adımdan oluşan tekrarlanabilir bir süreçtir. Her adım, bir öncekinin uzerine inşa edilir ve birlikte, bir ölçüm surecinde olması gereken adımların tamamını kapsar.
Tek başına bir kurumsal performans ölçüm süreci olarak kullanılabileceği gibi, halihazırda uygulanan bir sistemin içine rahatlıkla entegre edilebilir.
PuMP® uyguladığınızda elde edeceğiniz faydalar:
STRATEJİK NETLİK VE ODAKLANMA
Stratejiniz ölçülebilir ve sonuç odaklı olur. Her seviyedeki çalışanlar için daha net anlaşılır hale gelir ve alt seviyelere daha kolay kırılır.
HEDEFLERE GÜÇLÜ BİR ŞEKİLDE BAĞLI, ANLAMLI VE UYGULANABİLİR ÖLÇÜMLER
Beyin fırtınası veya kıyaslama (benchmarking) yöntemleri ile elde edebileceğinizden çok daha anlamlı ve sahiplenilen ölçümler (KPI/metrik) belirlenebilir.
EKİP SAHİPLENMESİ
Bütün çalışanların ve paydaşların, ölçümleri (KPI/metrik) sahiplenmesi sağlanır.
STANDART VE GÜVENİLİR VERİ
Doğru sahipler ve güvenilir veri ile ölçümleriniz (KPI/metrik) tutarlı bir şekilde hayata geçer.
KARAR ALMAYI KOLAYLAŞTIRAN RAPORLAR
Tartışmaları iyileştirmeler üzerinde odaklayan, anlamlı raporlar/dashboardlar tasarlanır.
Ölçümlerinizde performansın iyileşip iyileşmediğine dair gerçek sinyaller tespit edilir. Sezgi, varsayım veya yanlış teknikleri kullanmak yerine, performansı takip etmenin en doğru yöntemi ile gerçek değişiklikler ile doğal dalgalanmaları birbirinden ayırt edersiniz. Böylece kaynaklarınızı israf etmeden, doğru alanlara doğru zamanda aksiyon alabilirsiniz.
SİSTEMSEL VE KALICI İYİLEŞTİRME
İnsanları suçlamak yerine sistemi iyileştiren bir yaklaşım benimsenir. Performans iyileştirme, kalıcı ve sürdürülebilir hale gelir.
Belirlenen hedeflere ulaşılır ve ölçüm yapmak suçlamanın veya hataları örtmenin değil, öğrenmenin ve dönüşümün bir aracı olur.
Sonuç olarak, PuMP® uyguladığınızda hedeflerinize daha hızlı ve daha az efor harcayarak ulaşabilirsiniz, üstelik pratik adımlarla ve organizasyon çapında bağlılık yaratarak. PuMP®, kurumsal performans ölçümü ile ilgili inançları, davranışları, bilgi ve becerileri değiştirir. Yüksek performanslı bir kültür yaratmak da bu sayede mümkün olacaktır.
Organizasyonunuzda uygulanan performans ölçüm sürecini değerlendirmek ve PuMP’ın size nasıl yardımcı olabileceğini konuşmak için ücretsiz bir keşif görüşmesi ayarlayalım: