Stratejik Performans Yönetimi Süreci, bir organizasyonun stratejisini oluşturmaktan başlayan, stratejiyi her seviyede ölçecek anlamlı KPI’ların tanımlanması, ölçülerek güncel durumun anlaşılması ve performans seviyesini güncel durumdan istenen seviyeye taşıyacak inisiyatifler ile hayata geçirilmesi adımlarını kapsayan bir süreçtir.
Stacey Barr, bu sürecin lineer olmadığını söylüyor ve lineer olmamasının sebebini aşağıdaki 4 gerekçe ile açıklıyor:
- Sürecin bazı faaliyetleri bir ila beş yıl arasında bir kez gerçekleşir. Bazıları ise haftalık, aylık veya üç aylık periyodlarda olur.
- Bazı adımlar, sonraki adımlar için ön koşulken bazı adımlar aynı anda parallel olarak gerçekleşebilir.
- Bazı adımlar üst yönetim ekibi tarafından gerçekleştirilmeli iken, bazıları organizasyonun tüm iş birimleri tarafından yürütülür.
- Bazı adımlardaki faaliyeler herkes tarafından yapılabilecekken, bazı faaliyetler özel beceri veya belli roldeki kişileri gerektirir.
Süreç 3 temel aşamadan oluşuyor:
- Tasarım Aşaması: Organizasyonun stratejik yöneliminin tasarlandığı, net bir şekilde açıklandığı, ölçüldüğü ve tüm organizasyona uyumlandırıldığı aşamadır. Bütün ilgili iş birimleri veya süreçler, organizasyonun stratejisinden kırılmış amaçlarını, KPI’larını belirler. Bu faaliyetler genelde yılda bir gerçekleştirilir.
- Oluşturma (veya Yapım) Aşaması: Stratejik ve operasyonel seviyedeki KPI’ların hayata geçirildiği, dashboard’ların (veya performans raporlarının) yaratıldığı ve bir performans takip rutininin belirlendiği aşamadır. Paralelde stratejik değişiklik inisiyatifleri projeler olarak planlanır ve bütçelenir. Bu faaliyetler de genelde yılda bir gerçekleştirilir.
- Yürütme Aşaması: Stratejik ve operasyonel seviyedeki KPI’ların taze veri ile rutin olarak güncellendiği, dashboard veya raporlar ile takip edildiği, tarşıldığı, ve rutin gözden geçirme toplantılarında aksiyon kararlarının alındığı aşamadır. Bu faaliyetler haftalık, aylık veya çeyrek dönemlik rutinlerde veya bunların kombinasyonu ile gerçekleştirilir.
Büyük resmi netleştirmek için sürecin bu 3 aşaması ve içerdikleri üst seviye adımlar, Stacey Barr’ın hazırladığı Stratejik Performans Yönetimi Süreci diyagramı ile görselleştirilebilir:
Stratejik Performans Yönetimi Sürecinin tamamında veya bir kısmında uygulanan en yaygın ve popüler yöntemler aşağıda listelenmiştir:
- Kurumsal Karne (Balanced Scorecard)
- OKR
- PuMP
- Logic Model
Ancak bu yöntemlerin hiçbirisi sürecin tamamını kapsamaz.
Ayrıca Stratejik Performans Yönetimi Süreci aşağıdaki süreçler ile de desteklenmelidir:
- Proje yönetimi süreçleri (PMP-PMBOK, PRINCE2, veya Agile). Çünkü stratejiyi uygulanmak kaynakların ve zamanın iyi planlandığı iyileştirme veya değişiklik projelerinin hayata geçirilmesini gerektirir
- Süreç ve performans iyileştirme süreçleri (Lean 6-sigma, Kaizen, veya Theory of Constraints). Çünkü rastgele uygulanan bir iyileştirme yaklaşımı yerine tanımlı ve geçerli bir iyileştirme süreci ile yapılan iyileştirmelerin başarılı olma olasılığı daha yüksektir.
- Değişiklik yönetimi süreçleri (Prosci & ADKAR, Kotter’s Theory for Change, veya Lewin’s Model of Change). Çünkü Stratejik Performans Yönetimi Süreci değişiklik yapılmasını gerektirir ki değişiklik yapmakta doğal olarak zorlanılır veya dirençle karşılaşılır.
Yukarıda listelenen yöntemlerin her biri, Stratejik Performans Yönetimi Sürecinin belli adımlarının uygulanmasını doğrudan veya dolaylı olarak destekleyen teknikleri içerir. Bu bakış açısıyla, her bir yöntemin sürece sağladığı destek aşağıdaki görseldeki gibi özetlenebilir:
* Doğrudan: ilgili süreç adımını doğrudan destekleyen detaylı teknikleri ve kılavuzları içerir
Dolaylı: İlgili süreç adımını yönlendirir ancak doğrudan destekleyen detaylı teknikleri ve kılavuzları içermez
Not: Görselde strateji belirlemek için kullanılan farklı yöntemler kapsam dışı bırakılmıştır.
Kurumsal Karne (Balanced Scorecard), bazen Stratejik Performans Yönetimi Sürecinin kendisi gibi tariflense de sürecin her adımını doğrudan desteklemez ve bazı adımların nasıl uygulanacağını yeterince detaylı açıklamaz. Ancak hiçbir Stratejik Performans Yönetimi Süreci, belirgin bir strateji veya stratejik yönelim olmadan anlamlı olmayacağı için Kurumsal Karne (veya başka strateji tasarım yöntemi) kullanımı elzemdir.
OKR, son zamanlarda çok popüler olan ve bir Stratejik Performans Yönetimi Sürecindeki önemli amaçlara hizmet edebilecek bir yöntemdir. “Objective” ve “Key Result” yaklaşımı sade ve basittir. Ancak bu basitlik, yöntemin dar kapsamını ve adımlarının “nasıl yapılır” detayındaki eksiklikliği göz ardı etmeye sebep olabilir.
PuMP, özenle tariflenmiş ve çok detaylı “nasıl yapılır” teknikleri içeren bir performans ölçüm sürecidir, ancak adımları Stratejik Performans Yönetimi Sürecinin ölçümle ilgili olmayan adımlarına da dokunur. Herhangi bir Stratejik Performans Yönetimi Süreci, performansı ölçmeden ve izlemeden yönetilemez.
Kullanılan farklı performans yönetimi araçlarından en fazla faydayı sağlamak için her birinin Stratejik Performans Yönetimi Sürecindeki yerini ve katkısını bilmek önemli. Sizin kullandığınız yöntem ve yaklaşımlar Stratejik Performans Yönetimi sürecini nasıl destekliyor?
(Bu yazı, Stacey Barr’ın The 3 Stages of the Strategic Performance Management Process yazısının Türkçe’ye çevrilip uyarlanmış halidir. Orijinal doküman linki: The 3 Stages of the Strategic Performance Management Process – Stacey Barr | Performance Measure and KPI Specialist)
Recent Comments