Veri tutmanın ve verilere ulaşmanın çok kolaylaştığı günümüzde, verilerle yönetmek bu kadar önemli iken, neden hala anlamlı ölçümleri (veya KPI, veya metrik, her ne şekilde ifade etmek isterseniz) belirlemek ve kullanmak konusunda çok fazla zorluk yaşanıyor, hiç düşündünüz mü? 

Örneğin, ölçümlerinizin stratejinizi anlamlı bir şekilde ölçtüğünü ve organizasyon/departman/ekip hedeflerine ulaşmak için yol gösterdiğini düşünüyor musunuz, yoksa ölçümler sizin için stratejik veya bölüm planı içerisinde yer alan, arada bir bakılan ve herhangi bir somut aksiyona yönlendirmeyen bir kolondan mı ibaret? 

Bir yönetici ile yaptığımız sohbet sırasında, “Elimizdeki metrikler bir işimize yaramıyor” demişti, “Ortada yaşadığımız bir problem var biliyoruz, ama tanımlı olan hiç bir metrik bize yol göstermiyor”. O zaman neden işe yarayacak metrikler tanımlanamıyor? “İşe yaramak” ne demek peki? Neden ölçüm yapıyoruz en başta? 

Bir başka yönetici her yıl sürekli aynı KPI’lara bakmaktan sıkıldığını söylemişti. Çok haklı..sürekli değişen önceliklerin olduğu dinamik bir ortamda neden KPI’lar aynı kalsın ki? Peki neden aynı şeyleri ölçme döngüsünden kurtulamıyor olabilir bu firma? 

Yine bir başka yönetici, çalışanların zamanında ve doğru veri girmesini sağlamak konusunda çok sıkıntı çektiklerini ve bunun ne kadar yıpratıcı bir süreç olduğunu anlatmıştı. İnsanlar genel olarak ölçüm yapılmasına karşı neden bu kadar direnç gösteriyorlar, hiç düşündünüz mü?

Bir sohbet sırasında duyduğum muhtemelen en üzücü itiraflardan birisi de, “Kimse bu metriklere bakmıyor ki, sırf yapmış olmak için ilgili işleri yapıyoruz…” olmuştu. Kimsenin bakmadığı ölçümler için harcanan onca efor, tam bir israf! 

Peki herhangi bir durum değerlendirme veya yönetim toplantısında, ölçümlerin anlatması gereken sonuç üzerine yoğunlaşıp tartışmak yerine toplanan verinin güvenilirliğine takılıp kaldığınız oluyor mu? 

Ya da örneğin, her ay belli bir hedefle veya eşik seviyesi ile karşılaştırdığınız ölçüm sonuçlarınız için bir ay sevinip ertesi ay üzülüp, her üzüldüğünüz ay bir aksiyon almaya mı çabalıyorsunuz? 

Veya bazı hedeflerinizin çok soyut ve ölçülemez olduğunu mu düşünüyorsunuz?

Tüm bu saydığım zorluklar, çok yaygın olan birkaç örnek sadece ve bu örnekleri çoğaltmak mümkün..

Amacım öncelikle, ölçüm uygulamaları ile ilgili yaşanan yaygın zorlukların ne olduğu ve bu zorlukları siz de yaşıyorsanız yalnız olmadığınız konusunda farkındalık yaratmak. Kendim de, özel sektördeki yaklaşık 15 yıllık ölçüm ve analiz süreci uygulama görevim sırasında benzer zorluklarla mücadele ettim.

İnsan kolaylıkla bu ve benzer zorlukların çalıştığı kurumun kültürü veya yaşadığımız ülkenin kültürü ile ilgili olduğu yanılgısına düşebiliyor. Elbette kültür çok önemli ve mutlaka bir ilişkisi var ancak birebir şahit oldum ki, aslında bu zorlukların hemen hemen tümü çok yaygın, hatta evrensel – öyle ki çok farklı kültürlerde ilginç bir şekilde çok benzer olarak ortaya çıkıyor. 

Çünkü ölçüm uygulamaları konusunda literatürdeki bilgi eksikliği ve terminoloji karmaşası inanılmaz boyutta! Hemen her yıl karmaşayı arttıran yeni bir kavram veya bir yöntem ortaya çıkıyor. Standartlar/modeller “ne” istendiğini söylüyor ancak hiç birisi “nasıl” uygulanacağını yeterli detayda anlatmıyor. Bunun sonucunda çok da doğru olmayan pek çok uygulama, doğurduğu sonuçlara rağmen yaygınlaşmış ve pek çok organizasyonda günlük rutinin bir parçası haline gelmiş durumda. 

Peki bu zorlukları aşmanın bir yolu var mı derseniz, evet var! Bundan 3 sene önce, ölçüm konularında kendi yaşadığım zorlukların sebeplerini ve çözümlerini araştırırken karşıma PuMP® Blueprint metodolojisi çıktı (açılımı Performance Measurement Process – up to you). 

PuMP® Blueprint, Stacey Barr isminde bir ölçüm gurusunun yaklaşık 20 yıl önce kendi ölçüm-analiz alanındaki tecrübelerini kullanarak yarattığı ve yıllar boyunca gerçek uygulamalar doğrultusunda iyileştirerek bugüne getirdiği patentli bir ölçüm süreci – her adımı özenle tasarlanmış belki de tek gerçek ölçüm metodolojisi. Sürecin her adımı, ölçüm konularında yaşanan zorlukların üstesinden gelmeyi sağlamak için düşünülmüş ve “nasıl” yapılacağını en ince detayına kadar kapsayan teknikler ve şablonlardan oluşuyor. PuMP®, stratejilerin hayata geçirilmesi ve daha kısa sürede, daha az efor harcayarak hedeflere ulaşılabilmesi için ölçüm uygulamalarının en doğru ve en anlamlı şekilde kullanılmasını sağlıyor.

Ben de, 2017 yılından bu yana uygulatıcı sertifikam ile firmalara PuMP® danışmanlığı/mentorluğu hizmeti veriyorum ve kısa bir süre önce Lisanslı PuMP® Danışmanı olarak Amerika, İngiltere/Avrupa, Kanada, Avustralya ve Afrika’ya yayılmış uzman bir danışman kadrosu olan Global PuMP® Ekibi’ne katıldım. Bu doğrultuda bilgi ve deneyimimi Türkiye’deki organizasyonlara aktarmaya can atıyorum.

Eğer siz de benzer problemler yaşıyorsanız ve çalıştığınız/yönettiğiniz organizasyonlardaki ölçüm uygulamalarınızda yaşadığınız zorlukları paylaşmak ve çözüm aramak isterseniz, veya sorularınız varsa bana ulaşabilirsiniz. 

ayca@promeas.org)