Pandemi Sürecinde ve Sonrasında Hayatta Kalabilmenin Bir Yolu: İsraftan Kurtulmak

Haz 30, 2020

İçinde bulunduğumuz pandemi süreci, hepimizi bir şekilde olumsuz yönde etkilemiş olsa da bizlere sağladığı kazanımlardan bir tanesi, şimdiye kadar bir şekilde vakit ve kaynak harcadığımız bazı faaliyetlerin aslında daha etkin ve verimli bir şekilde yapılabileceğini göstermek oldu. Hep aynı şekilde yapmaya alıştığımız bazı işlerin alternatif yöntemlerini keşfedip uygulamaya başladık. Kimisini pandemiden sonra da uygulamaya devam edeceğiz muhtemelen.

Organizasyonlar da gelirleri pandemi sebebiyle azalırken, mecburen sürdürülebilirliğin yollarını aramaya başladılar. Hayatta kalmayı başaran organizasyonlar için bu bir pivot noktasıydı aslında. Yani stratejilerini ve iş yapış biçimlerini dönüştürmek ve “yeni normal” diye adlandırılan koşullara uyum sağlamak durumunda kaldılar.

İçinde bulunduğumuz koşullarda çoğu organizasyon için birinci öncelik haklı olarak “hayatta kalabilmek”. Hayatta kalabilmek için, alternatif strateji ve yöntemlerle gelirleri koruyabilmek, mümkünse artırabilmek önemli, ama aynı zamanda masrafları azaltabilmek de öyle. Masrafları azaltmanın en etkili yollarından birisi var olan israfı ortadan kaldırmak olacaktır. Peki bu nasıl mümkün olabilir?

Öncelikle “israf” nedir? Womack ve Jones’un “Lean Thinking” isimli kitabında israf aşağıdaki gibi tanımlanmış:

“…kaynak tüketen ama hiç bir değer üretmeyen herhangi bir faaliyet: Düzeltme gerektiren bir hata, kimsenin istemediği ve stok yaratan parçaların üretimi, gerçekten ihtiyaç olmayan süreç adımları, herhangi bir sebebi olmadan bir yerden başka yere taşınan mallar veya giden kişiler, zamanında tamamlanmamış faaliyetler sebebi ile başka bir faaliyetin başlaması için boşa harcanan bekleme süreleri, ve müşterilerin ihtiyacını karşılamayan ürün veya hizmetler.”

Toyota üretim sisteminin yaratıcılarından olan Taiichi Ohno, üretimdeki israfı 7 başlık altında kategorize etmiş:

— Hareket (çalışanların bir yerden bir yere gereksiz gidiş-gelişi)

— Stok (üretim süreçleri arasında biriken gereksiz stok)

— Bekleme (süreç akışı içerisinde herhangi bir paydaşın, kendi işini yapabilmek için bir önceki işin tamamlanmasını beklemesi)

— Hatalar (üretilen ürünlerdeki hatalar-düzeltmek/yeniden üretmek için harcanan zaman)

— Fazla/aşırı üretim (gereğinden fazla yapılan ve stok fazlasına yol açan üretim)

— Nakliye (ürünlerin veya kişilerin gereksiz yere taşınması)

— Gereğinden fazla iş (overprocessing) (bir ürüne gereğinden fazla vakit veya mühendislik harcamak)

PuMP metodunun yaratıcısı olan Stacey Barr, üretim süreçleri için belirlenmiş olan bu 7 israf kategorisini, sadece üretim değil, bütün organizasyonları kapsayacak şekilde 4 özet kategori altında aşağıdaki gibi sadeleştirmiş:

Bekleme: sırada, aktarımda, bir sonraki adımın başlaması için beklemek (örneğin, tamamlanmamış mamüller, tamamlanmamış projeler veya faaliyetler veya onaylar, gibi).

Fazlalık: süreçteki fazlalıklar, hurda, stok, olması gerekenden daha yüksek standartta yapılan işler (örneğin, mühendislerin “gold plating” diye ifade ettiği istenen gereksinimlerin ötesine geçen projeler, üretim yapanların arta kalan dediği hurdalar, detaya düşkün kişilerin sonucu hiç etkilemeyeceği halde çıktıyı kontrol etmek, sonra tekrar tekrar kontrol etmek için çok fazla zaman harcaması, gibi).

Düzeltme: yeniden yapılması veya düzeltilmesi gereken ürünler/parçalar, tekrar yapılması gereken faaliyetler, düzeltilmesi gereken hatalar.

Gereksizlik: hiç ihtiyaç duyulmayan parçalar, yapılmasına hiç gerek olmayan faaliyetler (örneğin hiç yapılmasa da olabilecek işler yapmak, çok nadiren kullanılacak bilgi veya stok depolamak, veya gereğinden fazla tampon zaman planlamak, gibi.)

Bu tanımları ortaya koyduktan sonra, bir organizasyondaki israfı tespit edip azaltabilmek için aşağıdaki yol haritasını önerebilirim:

1.Süreçlerinizin akışı içerisinde nerelerde yukarıda tariflenen israf kategorilerinden hangilerinin olduğunu tespit edin.

2. Sizin için ortadan kaldırılması gereken en öncelikli israf kategorisinin hangisi olduğunu belirleyin, kapsamınızı netleştirin.

3. Takip etmek için bir ölçüm tasarlayın ve ölçmeye başlayın.

4. Kök nedenleri araştırın ve ortadan kaldıracak eylem adımlarını belirleyip hayata geçirin (bu adım, ilgili sürecin farklı seviyelerde yeniden tasarlanması anlamına gelir çoğu zaman).

5. Aldığınız kararların etkisini ölçüm sonuçlarında görmeyi bekleyin.

6. Bu döngüyü gerekliyse aynı israf kategorisi için veya öncelik sırası ile diğer kategoriler için iteratif olarak tekrarlayın.

Süreç akışları içerisinde veya süreçler arası ilişkilerdeki israfları tespit edip ortadan kaldırmak, kriz dönemlerinde özellikle önem kazansa da aslında bir organizasyonun her zaman işine yarayacaktır.