Kurumsal Performans Yönetimi Sürecinde Değişmesi Gereken 3 Şey

Alıştığımız şeylerden vazgeçmek zordur—üstelik artık işe yaramadığı açıkça ortada olsa bile. Ancak öğrenilip alışkanlığa dönen bir şeyi unutup doğrusunu öğrenmek, işleri daha iyi yapmanın ilk adımı olabilir.

Dünyada kurumsal performans yönetiminde yaygın olarak kullanılan birçok popüler yöntem (örneğin Balanced Scorecard ve OKR’lar), bir ölçüm metodolojisi içermez. Bu metodoloji boşluğu ise zaman içinde PuMP metodolojisinin deyimiyle “kötü alışkanlıklar” ile doldurulmuş. 

Bu sebeple strateji uygulamalarında başarısız olan firma oranı %60-%90’lar seviyesinde. 

Kurumsal performans yönetimindeki “kötü alışkanlıklar” o kadar iyi öğrenilmiş durumda ki, yeni ortaya çıkan sistemler bile bu alışkanlıkların üzerine inşa ediliyor. 

Performansta bir üst seviyeye ulaşmak ve kalıcı bir sürekli iyileştirme kültürüne sahip olmak için önce bu kötü alışkanlıkları unutmamız, sonra da yerlerine pratik ve kanıtlanmış teknikler koymamız gerekiyor (PuMP metodolojisi tam olarak bunu yapıyor).

Bu alandaki 20 yıldan uzun tecrübem sonucunda, değişmesi gereken en öncelikli 3 şeyin, kullanılan terminolojideki karmaşa, net olmayan hedefler belirleyip ölçmeye çalışmak ve bizi yanıltan hatalı performans takip yöntemleri olduğunu düşünüyorum.

1. Belirsiz Terminoloji: Aynı kelimeleri kullanıyoruz ama farklı şeyler kastediyoruz.

Kurumsal performans yönetimi ve ölçümü etrafındaki terimler net değil ve maalesef dünya genelinde bir standardı yok. KPI, hedef, anahtar sonuç (key result), kritik başarı faktörü gibi terimler farklı kişi ve kuruluşlar için farklı anlamlar taşıyabiliyor. Aslında aksiyon olan çalışmalar, hedef adı altında yazılabiliyor.

Benim deneyimime göre, bu durum işleri karmaşıklaştırıyor.

Bu sorunun yaygın bir belirtisi, Stratejik Planlarda kalabalık bir hedef listesi olarak karşımıza çıkıyor. Çünkü genellikle ölçümler, projeler ve gerçek hedefler birbirine karışmış şekilde “hedefler” sütununa yazılıyor ve bu da karmaşa yaratıyor.

Çözüm: Kullanılan her terimi net bir şekilde tanımlayın ve kurumunuza özgü bir terimler sözlüğü oluşturun. Tavsiye edeceğim en iyi uygulama, PuMP metodolojisinin terminolojisini kullanmaktır. Bu yaklaşım terimleri sadeleştirmeyi ve daha anlamlı hale getirmeyi sağlayacaktır.

• Hedefler, gelecekte ulaşmak istediğimiz durumları tanımlar – yani yaratmak istediğimiz etkilerdir, amaçlarımızdır (goal / objective) veya elde etmek istediğimiz performans sonuçlarıdır (performance results-PuMP tanımıyla).

• KPI’lar, nicel ölçümlerdir. PuMP’ın KPI tanımı, literatürdeki en net tarifi bize sağlıyor: Bir performans sonucunun (veya hedefin veya amacın) zaman içerisinde ne ölçüde gerçekleştiğini sayısal olarak gösteren objektif kanıttır.

• Hedef değerler: KPI’ların belirlenen bir süre sonunda ulaşması istenen sayısal değerlerdir. 

• Değişim girişimleri veya iyileştirme projeleri veya aksiyonlar, hedef performansla mevcut performans arasındaki farkı kapatmak için yaptığımız şeylerdir.

Bu dört terim doğru bir şekilde tanımlanıp anlaşıldığında, stratejik plandaki her madde doğru başlık altına yerleştirilebilir ve her şey daha açık ve sade hale gelir.

Aksiyona davet: Kurumunuzun stratejik planındaki her maddeyi uygun tanımların altına yerleştirip sadeleştirmeyi deneyebilirsiniz. Ne fark ediyorsunuz?

2. Net Olmayan Hedefler: Büyük kelimeler kullanıyor olmak hedefin net olduğu anlamına gelmez.

Hedeflerimizi büyük kelimeler kullanarak yazmayı seviyoruz, ama bu kelimeler o kadar belirsiz ki kimse okuduğunda aynı şeyi anlamıyor. Bir hedefin ne anlama geldiğini şirkette çalışan 10 kişiye sorsanız 10 farklı cevap alabiliyorsunuz. Örneğin:

• Operasyonel kabiliyeti artırmak
• Hizmet kalitemizi iyileştirmek
• Müşteri başarısında oyunun kurallarını değiştiren olmak

PuMP’a göre, hedeflerimizi organizasyondaki herkesin aynı şekilde anlayabileceği kadar açık ve somut yazmazsak, bu hedefleri izlemek için anlamlı ölçümler tanımlamak veya her ekibi strateji ile uyumlandırmak neredeyse imkansız oluyor.

Çözüm: Hedeflerinizi çok açık bir dilde ve ölçüm tanımlamayı kolaylaştıracak kadar spesifik olacak şekilde yazmak için yeterli zamanı ayırın. PuMP metodolojisinde, hedeflerinizin yeterince net ve “şu anda” odakta olması gerekecek kadar önemli olduğundan emin olmak için kullanılan 5 adımlı bir süreç var. 

Bu süreç adımları düzgün uygulandığında, her hedefi güçlü bir şekilde takip edecek ölçümleri tasarlamak veya seçmek çok daha kolay hale geliyor. Ölçülemez diye düşünülen bütün hedefler için geçerli bu söylediğim.

Ayrıca PuMP’ın 5 adımlı Ölçüm Tasarlama süreci sayesinde, netleştirilen hedefin gerçekleştiğine dair objektif kanıt sağlayacak güçlü ölçümleri tanımlamak çok daha kolay oluyor.
 
Aksiyona davet: Yeterince net olmadığını fark ettiğiniz bir hedef cümlesi üzerinde ilgili kişileri toplayarak kurumunuz için gerçekten ne anlama geldiği üzerinde tartışın ve herkesin aynı şekilde anlayacağı kadar net ve spesifik bir hale getirmeyi deneyin. Sonucunda nasıl hissediyorsunuz?

3. Yanıltıcı Takip Yöntemleri: Geleneksel performans takip yöntemleri KPI’larımızın gerçek hikayesini bize söylemekte yetersiz kalır.

Performansı izlemek için kullanılan geleneksel tekniklerin bizi yanıltma olasılığı çok yüksek. Hemen hemen bütün organizasyonlarda en yaygın kullanılan teknikler şunlardır:

• Mevcut ölçüm değerini bir hedef veya eşik değeriyle karşılaştırmak

• Mevcut ölçüm değerini önceki dönemle (ay, çeyrek, veya önceki yılın aynı dönemi) karşılaştırmak

• Eğim çizgileriyle performansın yönünü değerlendirmek

• Varyansı veya değişkenliği yumuşatmak için hareketli ortalamalar kullanmak veya yılın başından bugüne alınan ortalama değerler ile performansı takip etmek

Tanıdık geldi mi?

Size kötü bir haberim var! Bu tekniklerin tümü yanıltıcıdır çünkü performansı yaratan süreçlere ve sistemlere özgü değişkenliği göz ardı ederler. Gerçek performans değişimlerinden ziyade, sistemin doğal değişkenliğine tepki vermemize yol açarlar.

Ayrıca hiçbiri bize büyük resmi ve KPI’ların gerçek hikayesini göstermez.

Birçok organizasyon bu teknikleri güvenle kullanıyor, ancak bu tekniklerin onları nasıl yanlış kararlar almaya, zaman, efor ve para kaybetmeye sürüklediğinin farkında olmuyor.

Çözüm: Öğrenilmesi gereken teknik, KPI performans takibi için kontrol grafiklerinin kullanılmasıdır (özellikle XmR grafikleri—Stacey Barr’ın verdiği isimle Smart Charts—çünkü bu grafikler son derece akıllı ve güçlüdür).

XmR grafikleri sayesinde:

• “Güncel performans” çok daha anlamlı şekilde ölçülür ve yorumlanır

• Performansın gerçekten ne zaman değiştiği çok net görülür

• Güncel performans doğru yorumlandığında çok daha anlamlı hedef değerler belirlenebilir

• Performans daha sağlıklı kurallarla, çok daha içe sinerek takip edilir

• Sadece gerçekten gerekli olduğunda harekete geçilir, her farklılıkta aksiyon almak için kaynak ve zaman harcanmaz

• Daha güvenle kararlar alınır

• İyileştirme veya değişim projelerinin etkisi kolayca ölçülüp kanıtlanabilir

Aksiyona davet: Var olan bir KPI’ızının verisini kurallarına uygun bir şekilde XmR grafiğine yerleştirip yorumlamaya çalışın. KPI’ınızın hikayesini net bir şekilde görmeye çalışın. Ne fark ediyorsunuz?

Alışkanlıkları değiştirmek, öğrenilmiş bir bilgiyi unutup yerine farklı bir bilgi koymak zordur.

Ama öğrenilmiş hatalı tekniklerden vazgeçip, onları gerçekten işe yarayanlarla değiştirdiğinizde, eskiye dönmeyi hayal bile edemezsiniz.