KPI Nedir? Performans Ölçümü Üzerine Sade ve Anlamlı Bir Bakış

KPI (Key Performance Indicator) konusu Türkiye’de de dünyada da en çok aranan ve en çok yanlış anlaşılan ölçüm kavramlarından biri.

Google’da “KPI nedir” veya “KPI nasıl seçilir” diye arattığınızda pek çok farklı tanım, model ve yaklaşım görüyorsunuz. Sorun şu:

KPI için yapılmış o kadar çok farklı tanım var ki, aynı organizasyon içinde bile herkes KPI’dan farklı bir şey anlayabiliyor.

Bu da kurumsal performans yönetimi süreçlerini hem karmaşıklaştırıyor hem de etkisiz hale getiriyor.

Tam da bu noktada, performans ölçümüne yalın bir yaklaşım getiren PuMP metodolojisi ve Stacey Barr’ın çalışmaları devreye giriyor. Tüm karmaşık jargonları ortadan kaldırıp KPI terminolojisini daha anlaşılır, daha uygulanabilir ve daha tutarlı hale getiriyor.

Bu yazıda, KPI terminolojisindeki karmaşanın nedenlerini,

neden tek bir doğru olmadığını,ve organizasyonunuzda tutarlı bir KPI dili oluşturmak için nasıl bir yaklaşım benimseyebileceğinizi anlatıyorum.

KPI Terminolojisindeki Sorunun Kaynağı

Ölçüm literatürüne baktığımızda, KPI ile ilgili onlarca farklı tanım görüyoruz.

Örneğin KPI bazı kaynaklarda:

• stratejik hedefleri izleyen ölçümler olarak,

• bazı kaynaklarda kritik süreçlerin başarısını gösteren “öncü göstergeler (lead indicator)” olarak,

• bazı kaynaklarda ise yalnızca performansı izlemek için kullanılan herhangi bir metrik olarak tanımlanıyor.

Yani KPI kimi için çok kritik birkaç ölçüm, kimi için tüm performans göstergeleri, kimi için de yalnızca süreç metriklerinden ibaret.

Aynı KPI kavramı, farklı kaynaklarda tamamen farklı anlamlara gelebiliyor.

Bu karışıklık KPI ile sınırlı değil.

Aynı durum şu kavramlar için de geçerli:

• metrik
• performans göstergesi
• hedef
• iş sonucu
• amaç
• KR (key result)
• gösterge

Aynı organizasyon içinde bile insanlar farklı şeyler anladığında, KPI sistemi sağlıklı çalışamaz.

Sadelik Neden Önemli?

20 yılı aşkın kariyerini ölçüm, analiz ve performans yönetimine adamış biri olarak, beni PuMP metodolojisine en çok çeken şeylerden biri sadelik oldu.

Stacey Barr’ın yaklaşımı diyor ki:

“Kavramlar basit olmalı ki ölçüm süreci karmaşıklaşmasın.”

Ve bu sadelik terminoloji için de geçerli.

PuMP metodolojisinde KPI gibi farklı anlamlara gelebilecek kavramlar yerine çok daha net bir tanım geçerli. PuMP, yapılan ölçüme “performans ölçümü” diyor ve aşağıdaki gibi tanımlıyor: 

“Bir performans sonucunun zaman içerisinde ne ölçüde gerçekleştiğini sayısal olarak gösteren objektif kanıttır.”

(Orijinali: “A quantification that provides objective evidence of the degree to which a performance result is occurring over time.”)

Bu tanım bize üç kritik mesaj veriyor:

1. KPI bir sayıdır (niceldir).
2. KPI bir sonucu (veya amacı veya yaratmak istediğimiz etkiyi) ölçer, aktiviteyi değil.
3. KPI, performansın zaman içindeki davranışını gösterir.

Dolayısıyla bir KPI:

• “Bir şey yaptık mı?” sorusunu değil,

• “İstediğimiz sonucu gerçekten elde ettik mi?” sorusunu cevaplar.

Organizasyonlar İçin Daha Net Bir KPI Dili Önerisi

Daha sade bir tanımlama için PuMP metodolojisinin önerisi:

• Hedef / Amaç / Objective → Performans Sonucu: İyileştirmek veya korumak istediğimiz sonuç)

• KPI / Metric / Indicator / KR→ Performans Ölçümü: Bir performans sonucunun zaman içerisinde ne ölçüde gerçekleştiğini sayısal olarak gösteren objektif kanıttır

• Sayısal Hedef veya Performans Hedefi (Target): Performans ölçümünün ulaşmasını istediğimiz sayısal değer veya seviye)

• Sayısal hedefe ulaşmak için yapacaklarımız → İyileştirme Projeleri veya Çalışmaları / girişimler / inisiyatifler: Hedeflediğimiz sonuca ulaşmak için yaptığımız proje veya çalışma veya değişiklik.

Bu yaklaşımın güzelliği:

✔ Kelime karmaşasını ortadan kaldırıyor

✔ Herkes aynı şeyi anlıyor

✔ Kurumsal performans yönetimi süreçlerini sadeleştiriyor

✔ KPI tartışmalarını gereksiz teknik detaylardan kurtarıyor

Sonuç: Terminoloji Tartışmalarını Bırakıp Anlamlı Ölçüme Odaklanmak Gerek

Hangi terminolojiyi tercih ettiğiniz gerçekten o kadar önemli değil.

Önemli olan:

✔ Organizasyon içinde herkesin aynı terminolojiyi aynı anlamda kullanması

✔ Kavram karmaşasını ortadan kaldırmak

✔ Hedef, KPI ve aksiyonların birbirine karışmadığı net bir ölçüm sistemi kurmak

✔ Ve en önemlisi: ölçümlerin gerçekten anlamlı, uygulanabilir ve karar vermeyi kolaylaştırır yapıda olması

KPI seçmek veya KPI dashboard oluşturmak tek başına kurumsal performans yönetimi değildir.

Kurumsal performans yönetiminde ustalık:

• Ulaşmak istediğimiz sonuçlara bağlı, güçlü ve uygulanabilir ölçümler tasarlayabilmekte ve ölçümü hangi amaçlayaptığımızı bilmekte yatar.

Önemli olan, yapılan her ölçümün:

• ulaşılmak istenen sonucu kanıtlaması,

• karar almayı desteklemesi,

• ve organizasyona öğrenme sağlamasıdır.

Terminolojiyi sadeleştirdiğimizde, gereksiz kavramsal tartışmalar yapmak yerine, bizim için önemli olana daha iyi odaklanabiliriz.

Bugün organizasyonunuzda “KPI” dediğiniz ölçümlerin kaçı, gerçekten ulaşmak istediğiniz sonucu kanıta dayalı olarak gösteriyor?

Ve daha önemlisi:

Hangileri sadece raporları dolduruyor, hangileri karar aldırıyor?