OKR’ları ve KPI’ları Anlamak: Daha Pratik Bir Bakış Açısı

OKR’lar ve KPI’lar… aralarındaki fark ne? Gerçekten hâlâ bunu tartışmaya devam etmeye ihtiyaç var mı?

Bugün sosyal medyada paylaşılan videolarda, paylaşımlarda veya eğitimlerde sıkça OKR ile KPI karşılaştırmaları görüyoruz. Fakat bu karşılaştırmaların çoğu zaman esas noktayı gözden kaçırdığını düşünüyorum:

Ölçüm yapmanın amacı, ya süreçleri veya sistemi iyileştirmek ya da istikrarı korumaktır — kullanılan terminoloji sadece etiket.

PuMP metodolojisinin yaklaşımı tam da bu noktada fark yaratıyor. Terim bolluğu ve terminoloji karmaşasını ortadan kaldırıyor; ölçüm yapmanın özüne odaklanıyor.

Aşağıda bu yaklaşımı adım adım, sade ve uygulanabilir şekilde açıklıyorum.

1. Her organizasyonun hedefleri veya amaçları vardır — PuMP bunlara “performans sonuçları” der.

Bunlar, iyileştirmek istediğiniz şeylerdir; yani stratejinizin odak noktasıdır.

Örneğin:

• Müşterilerimizin hizmetlerimizden şikâyet etmesini istemiyoruz

(çünkü şu anda şikâyetler var ve yakın zamanda arttı; bu da müşteri kaybına sebep oluyor).

Bu nedenle ulaşmak istediğimiz performans sonucu (ya da amaç/hedef) şu olabilir:

“Hiç müşteri şikâyeti almayız”.

• Sistemlerimizin kesintisiz çalışmasını istiyoruz

(çünkü haftada birçok kez sistem arızası yaşanıyor, bu da operasyonlarımızı aksatıyor, zaman kaybı ve israf yaratıyor).

Bu durumda ulaşmak istediğimiz performans sonucu şu olabilir:

“Sistemlerimiz kesintisiz çalışır”.

Buradaki kritik nokta: Elde etmek istediğimiz sonuçları, yaratmak istediğimiz etkileri yazabilmek. Yapacağımız faaliyetleri değil.

2. Bu sonuçlara ulaşıp ulaşmadığımızı kanıtlayacak güçlü ölçümler tasarlarız.

Bunlar, sonuçların gerçekleştiğini ispatlayacak nicel ve objektif kanıtlardır.

Örneğin:

• Aylık müşteri şikâyeti sayısı

• Haftalık sistem kesintisi süresinin yüzdesi (haftada toplam çalışma süresinin % kaçında sistem kesintisi yaşanıyor)

Bu adımdaki kritik unsur, ulaşmak istediğimiz sonuca ulaştığımızı kanıtlayacak güçlü ve uygulanabilir ölçümler tasarlamaktır.

3. Mevcut performansı (referans performans) ölçeriz ve gelecekte ulaşmak istediğiniz hedef değerlerini belirleriz.

Örneğin:

• Aylık müşteri şikâyeti sayısı şu anda 20 tane (15–25 arasında değişiyor).

Yıl sonuna kadar bunu 10 şikâyete düşürmek istiyoruz.

• Haftalık sistem kesintisi oranı şu anda %7 ( %2 – %12 arasında değişiyor).

Bunu 6 ay içinde %3’e indirmek istiyoruz.

Bu adımdaki kritik nokta, mevcut performansı ölçmeden hedef değeri belirlemenin anlamsız olduğunu kavramaktır.

4. Ardından mevcut performansla hedef performans arasındaki farkı kapatmak için aksiyonlar (iyileştirme projeleri, değişiklik inisiyatifleri) seçip uygularız.

Örneğin:

• Müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamak ve ilgili süreçleri yeniden tasarlamak için bir müşteri başarı programı hayata geçirmek

• Sistem kesintisine sebep olan en problemli modülleri güncellemek veya yenilemek

İyileştirme çalışmalarının etkisi ölçümler üzerinden kanıtlanır. Tahminle değil, veriyle. Bunun için XmR grafikleri kullanmak, gerçek performans değişimlerini görebilmek için kullanılması gereken en doğru tekniktir.

Sonuçta hayata geçirdiğimiz aksiyonun işe yarayıp yaramadığına bakarız (XmR grafikleri ile-veya Stacey Barr’ın verdiği takma isim ile Akıllı Grafikler-Smart Charts). Eğer yaptığımız çalışma işe yaramışsa, grafik üzerinde bu kendini verdiğimiz hedef yönünde bir değişim sinyali ile gösterecektir.

Eğer grafik üzerinde herhangi bir değişim sinyali görmüyorsak, yapılan çalışma işe yaramamıştır ve dönüp sebep analizini yineleyip farklı bir aksiyon almamız gerekir. Bu yüzden değişimi küçük bir yerde deneyeceğimiz pilot projeler, etkiyi daha kısa sürede görmemizi sağlayacak testler veya kontrollü deneyler her zaman tavsiye ettiğimiz yöntemlerdir.

Ve süreç bu şekilde devam eder. Ta ki, istediğimiz iyileşmeyi sağlayıp bunu ölçerek kanıtlayana kadar.

5. Bazı alanlarda iyileştirmeden ziyade “istikrar” isteriz.

Bu durumlarda yine ölçmek gerekir ama bir iyileştirme hedefi belirlenmez — sadece performansın olduğu seviyede korunup korunmadığı takip edilir.

Örneğin:

• Müşterilere hızlı dönüş yapmak istiyorsunuz ve “aylık ortalama yanıt süresini” takip ediyorsunuz.

Mevcut performans: 1 gün (0,5 – 1,5 gün arası değişiyor).

Diyelim ki bu sizin için kabul edilebilir bir süre olsun.

O halde bu ölçümü sadece mevcut performansın korunup korunmadığını görmek için takip edersiniz. Sadece istenmeyen yönde bir sinyal görülürse aksiyon alırsınız. (evet, yine XmR üzerinde)

Bunlar, günlük operasyonların “nabzını” tuttuğunuz alanlardır.

İşte hepsi bu kadar!

Özetle, yaptığınız ölçümler iki amaca hizmet eder:

1. İyileştirme odağınızın kanıtları,
2. Günlük işleyişin istikrarının kanıtları.

Bu ayrımı anlamak ve yukarıda tarif ettiğim performans yönetimi bakış açısını benimsemek, OKR-KPI tartışmasını büyük ölçüde çözecektir.

OKR terminolojisine baktığımızda:

• “O” (Objective) PuMP terminolojisinde performans sonucuna eşdeğerdir. Yani ulaşmak istediğimiz sonuçların, amaçların sözel ifadesidir.

(Ör: Müşteri şikâyeti almamak)

• “KR” (Key Result), Objective’e bağlı ölçümün hedef değerle ifade edilmiş hâlidir.

(Ör: Müşteri şikâyeti sayısını 6 ayda 20’den 10’a indirmek)

KR’lar sayısal formüllerden oluşur (bazı kaynaklarda kalitatif KR’lar da olabileceğini görüyorum. Ama nitel verisi olan bir şey ölçüm olamaz, ancak sayısal veriyi destekleyecek bilgi özelliği taşıyabilir. Sadece sayısal ölçümler ile amaca gerçekten ulaşıldığı kanıtlanabilir.)

• KPI’lar ise daha çok rutin işleyişin (business-as-usual) performansını izlemek içindir.

Kısacası kavramlar büyük ölçüde örtüşüyor.

Dolayısı ile asıl mesele OKR mi KPI mı seçtiğiniz değil. Hangi terminolojinin kullanıldığının çok da bir önemi yok.

Asıl mesele, “neden” ölçüm yaptığınızı bilmek ve bu kavramları destekleyen güçlü ve anlamlı bir ölçüm metodolojisine sahip olmak.

Arka planda uygulanan bir metodoloji olmadığında OKR sistemlerinde şu problemleri görebiliyoruz:

• “Daha iyi iletişim kurmak” gibi net olmayan hedef cümleleri
• Hedef olarak yazılmış, “Eğitim vermek, toplantı yapmak” gibi aktivite listeleri
• Ulaşılmak istenen sonuç ile güçlü bağı olmayan ölçümler
• Doğru tekniklerle izlenmediği için yanıltıcı performans takipleri

OKR’ların başarısızlığı büyük ölçüde ölçüm süreçlerinin yanlış veya eksik oluşundan kaynaklanıyor.

Yani asıl soru, “OKR mı KPI mı?”’dan ziyade, “Bu sistemlerin arkasında sağlam bir metodoloji var mı?”, “İstediğim sonuçlara gerçekten ulaşabiliyor muyum? Bunu kanıtlayabiliyor muyum?” olmalıdır

PuMP metodolojisinin kattığı değer:

İşte PuMP tam da bu konuda fark yaratıyor, çünkü gerçek bir ölçüm süreci içeren dünyadaki tek metodoloji.

Bu metodolojnin çok detaylı “nasıl yapılır” adımları ile OKR’ları uygulanabilir, kanıta dayalı ve pratik hale getirmek mümkün:

✔️ Hedefler nasıl ölçülebilir şekilde ifade edilir?

✔️ Ulaşılmak istenen sonuçların kanıtı olacak anlamlı ve güçlü ölçümler nasıl tasarlanır?

✔️ Topladığımız verilere nasıl güvenebiliriz?

✔️ Performansı doğru tekniklerle (XmR grafikleri) nasıl izlemeliyiz? Gerçek performans değişimlerini nasıl anlarız?

✔️ İyileştirme kararları nasıl kanıta dayandırılır ve hedeflere ulaştığımız nasıl ispatlanır?

Ve günün sonunda, hangi terminolojiyi kullandığınızın çok da önemi yok —

yeter ki:

• Herkesin aynı şeyi anladığı net bir terimler sözlüğünüz olsun.

• Hangi ölçümü hangi amaçla yaptığınızı bilin ve karşılık verme süreciniz net olsun 

• Yukarıdaki (1’den 5’e kadar sıraladığım) adımları kapsayan, tanımlı bir metodolojiniz olsun.

Sonuç:

Mesele KPI ve OKR karşılaştırmasında değil.

Mesele, hangi terimi kullanırsanız kullanın, ne için ölçüm yaptığınızı bilmekte ve yaptıklarınızı işe yarar hale getiren bir ölçüm metodolojisi kullanmakta.

Neden ölçüm yapıyorsunuz?

• İyileştirmek için mi,
• Yoksa mevcut performansın korunmasını izlemek için mi?

Metodolojik bir süreç bunu netleştirir —

ve OKR’larınızın gerçekten hayata geçmesini sağlar.

Ne dersiniz, sizce de terminoloji karmaşına çok fazla takılarak, kanıtlara odaklanmak yerine kurumsal performans yönetimini olması gerekenden daha karmaşık bir hale getirmiyor muyuz?